Herken je het gevoel dat je de hele dag druk bent geweest en toch niet alles hebt kunnen doen wat je wilde?
Timemanagement is in deze drukke tijden cruciaal. Discipline en 5 min. per dag is voldoende.
Timemanagement kent veel invalshoeken. Je kunt het zo ingewikkeld maken als je wilt. Cursussen gaan volgen, ingewikkelde tools gaan gebruiken etc. In onze ogen kan het ook veel simpeler. 6 stappen om je tijd optimaal te benutten en echt planbaar resultaten te boeken. De kosten? Discipline, volhardendheid en een investering van 5 minuten per dag.
Maximaliseer jouw tijd en die van je medewerkers met onderstaande 6 stappen.
1. Werk zaken proactief af – de ‘touch it once rule’
Komt het volgende je bekend voor: Je opent je mailbox en ziet drie emails waarop je nog moet antwoorden. Je leest de mail maar besluit op een later moment te reageren. Later na het voltooien van een andere taken ga je terug naar de mail, leest deze nog eens en de telefoon gaat. Na een half uur aan de telefoon te hebben gehangen ga je over tot de taak die uit het telefoontje voortkomt. Daarna schiet je te binnen dat je nog moet reageren op de mail. Je leest de mail opnieuw en …….
Er gaat voordat je het je realiseert op deze wijze 15 tot 45 minuten van je werkdag verloren. Laten we ervan uitgaan dat je per dag 30 minuten verliest. Dat betekent dat je op jaarbasis 130 uur verliest zonder dat je enig resultaat boekt.
Email is een groot goed maar ook een enorme valkuil voor veel mensen. Misschien wel de grootste timekiller op de werkvloer.
De simpele oplossing is de ‘touch it once regel’. Handel proactief. Open de betreffende mail pas wanneer je er ook klaar voor bent. Wanneer je bijvoorbeeld op het vaste moment van je dag je mail aan het ordenen bent en je ziet dat een offerte voor een bepaalde dienst is binnen gekomen, label deze dan als dusdanig, wacht tot je alle offertes die je hebt aangevraagd hebt ontvangen en plan wanneer je de offertes gaat behandelen en de keuze voor een aanbieder wilt maken. In het bovenstaande voorbeeld is het tevens belangrijk dat je direct tot actie overgaat. Informeer de leverancier dat je hebt gekozen voor zijn diensten en zet het een en ander direct in gang. Informeer de overige aanbieders dat je voor een andere partij hebt gekozen en klaar.
Bovenstaande geldt eigenlijk voor alle taken die je hebt. Timemanagement moet deel uitmaken van je dagelijkse routine.
Tip 1: dwing bij mails altijd een duidelijk onderwerp af. Dit is de voorwaarde om efficiënt met je mail om te gaan.
Tip 2: zet het meldingsmechanisme in je mail uit (vooral op je telefoon). Ruim hiervoor in plaats twee vaste momenten per dag in om je mail te controleren.
2. To do list
Het is een open deur en uiteraard belangrijk. Houdt een lijst van de je openstaande taken bij. Lijsten helpen je de juiste focus te bewaren. Wanneer je helder hebt je moet doen verdubbel je je productiviteit direct. Ga altijd doelgericht aan het werk en stel je altijd de vraag: waarom moet ik dit doen. Focus op de doelstelling stelt je in staat het verband te zien.
Wees voorzichtig hoe je een to-do list samenstelt. Mensen zijn over het algemeen geneigd een eindeloze lijst samen te stellen met alle taken (tot de kleinste aan toe) van wat er allemaal moet gebeuren.
Kijk naar impact. Vaak zijn er enkele taken die de impact uitmaken. Vilfredo Pareto constateerde in 1906 dat 80% van bezittingen van mensen in Italië in handen was van 20% van de bevolking. Later onderzoek toonde dat deze regel op veel meer zaken toepasbaar is. De verhouding kan afwijken maar over het algemeen kun je stellen dat een klein deel van de input een onevenredig aandeel in de totale output heeft.
Simpel gesteld: een juiste prioritering op zaken die impact hebben levert direct meerwaarde op. Voor meer informatie over deze regel zie: Pareto principe. Dit principe is in het kader van timemanagement onmisbaar.
Op je to do list mogen enkel de zaken staan die de meeste impact hebben. Concentreer je op de belangrijkste. Neem nooit meer dan 6 zaken op. Schuif deze taken nooit voor je uit (zie punt 3).
3. Prioriteren
Relatief veel mensen hebben de neiging onaangename zaken voor zich uit te schuiven. Vaak zijn dit wel de belangrijkste en zorgen voor de meeste impact. Zorg ervoor dat de belangrijkste zaken bovenaan staan en dat je deze taken dan ook het eerste oppakt. Niet alleen helpt het je productiviteit direct te verbeteren maar heeft ook indirect positieve gevolgen. Het werkt motiverend wanneer je iets hebt afgewikkeld waar je tegenop keek. Je neemt deze kracht mee naar je volgende taken en zult zien dat het je makkelijker afgaat.
4. Kwantificeer de tijd die deze taken kost
Nu ga je aan de slag met je lijst van de belangrijkste taken. Maak een ambitieuze schatting van hoe lang je belangrijkste 6 taken duren. Doe dit in minuten. Dit is een belangrijke stap omdat je hiermee direct een gevoel krijgt of het realistisch is om deze taken op deze dag te kunnen afronden.
Wanneer voor die dag een project gepland staat wat te lang duurt en niet binnen de werkdag past, maak voor jezelf duidelijk welke deelaspecten je hiervan wilt afronden en plan hoeveel tijd je die dag aan dit project gaat besteden. Dit laatste heeft tevens als voordeel dat je de grote gevoelde berg in stukken hakt en hiermee beheersbaar maakt. Dit werkt motiverend en houdt je op de juiste koers.
Een to- do-list kan er dan als volgt uitzien:
- Beoordeling marketing plan van …. – 25 min.
- Beoordeling offerte project x en keuze – 120 min.
- Afspraak klant x – 45 min.
- Uitwerking project x – 180 min.
Wees streng voor jezelf. Gevoelde deadlines werken productief en houden je scherp.
5. Plan je dag
Nu je weet welke taken de impact maken en je scherp voor ogen hebt hoe lang deze taken duren, ga je aan de slag met je dagplanning.
Wees hier volledig in. Neem alle zaken die de dag gebeuren mee.
Bijvoorbeeld:
- 8.00 uur tot 8.30 uur – check email en verstuur offerte prospect x
- 8.30 uur tot 8.55 uur – beoordeling marketing plan van …
- 9.00 uur tot 9.30 uur – call klanten over …
- 9.30 uur tot 12.30 uur – Uitwerking project x
- 12.30 uur 14.00 uur – lunch met ….
- 14.00 uur tot 14.45 uur – Afspraak klant x
- 14.45 uur tot 16.45 uur – Beoordeling offerte project x en keuze
- 16.45 uur tot 17.30 uur – check email en beantwoorden …
Je zult zien dat met een vast patroon enorme winsten te behalen zijn.
Tip: ruim altijd twee vaste tijden in wanneer je je mail checkt. Laat je mailaccount niet heel de dag open staan. Het komt vaak voor dat mensen binnenkomende mails direct lezen terwijl ze met een andere taak aan de gang waren (zie punt 1).
6. Gooi onnodige zaken gewoon weg
Heel simpel: gooi dingen weg. Wanneer je iets niet gebruikt is het nutteloos. Ook hier zien we de 80/20 regel weer terugkomen. Ervaring leert dat ongeveer 80% van alle opgeslagen en verzamelde informatie niet meer gebruikt wordt. Het levert enorm veel tijd op wanneer je allen dat bewaard waar je ook iets aan hebt.
Reactieve valkuilen:
Een mens is makkelijk af te leiden. Let op de bekende valkuilen. Laat je niet te snel afleiden en plan vergaderingen en andere bijeenkomsten volgens een strakke agenda. Doe dit ook met telefoongesprekken. Je zult merken dat het je veel sneller tot de kern kunt komen en de benodigde informatie veel sneller op een rij hebt.
- heb je even?
Zo werkt het niet. Je moet een afspraak hebben. Focus op wat is gepland. Soms zul je hier hard in moeten zijn maar zodra mensen doorhebben dat je volgens een vast schema werkt waarin het een vereiste is een afspraak te plannen.
- waar gaan we over vergaderen?
Zorg bij afspraken altijd dat er volgens een vooraf gedefinieerde agenda wordt gehandeld.
Managers zetten iedere dag een schema uit en houden zich eraan. Dit moet van iedereen verwacht worden. Geef iedereen wel de ruimte om vooraf agendapunten aan te brengen.
Plan je productieve dag:
- Maak een lijst met de 6 meest belangrijke zaken.
- Hoe lang duurt iedere taak.
- Stel vast wanneer je betreffende taak gaat uitvoeren.
- Blijf binnen je agenda.
Mocht je de template van een dagplanning willen ontvangen die wij gebruiken, laat het ons even weten. We stellen deze graag kosteloos ter beschikking.
Vragen over timemanagement? Neem vrijblijvend contact op.
